Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие решения и процессы:

  1. Реализация решения «Авансовые отчеты» у одного из наших клиентов;
  2. Блок «Заявки», процессы «Заявка на прием представителей сторонних организаций» и «Заявка на канцтовары».

«Авансовые отчеты»

Данное решение позволило автоматизировать:

  1. Процесс согласования Авансовых отчетов (далее — АО);
  2. Оформление/заполнение сопутствующих документов (Исполнительская смета; печатная версия АО);
  3. Сбор и хранение отчетных документов;
  4. Передачу данных в учетную систему для формирования проводок.

Авансовый отчет формируется сотрудником компании на основании хозяйственных, командировочных и т.д. расходов. Для оформления АО сотрудник в системе WSS Docs создает карточку процесса «Авансовые отчеты».

Image for post
Image for post

В поле выбора вида АО доступны следующие виды:

  1. Командировочные расходы
  2. Хозяйственные расходы
  3. Представительские расходы
  4. Расходы по эксплуатации а/м

От выбора вида АО зависит набор остальных полей на форме карточки.

В таблице «Раздел для указания сумм расходов» указываются все расходы, связанные с данным АО (с привязкой к бюджетным измерениям: Кост центр, Бренд, Бюджетная статья затрат и т.д.)

Image for post
Image for post

При выборе представительных расходов, в карточке появляется табличная часть «Раздел оформления исполнительных смет по представительским расходам». При заполнении представительных расходов, основная табличная часть «Раздел для указания сумм расходов» автоматически дополняется новыми строками.

Image for post
Image for post

При выборе командировочных расходов, в карточке появляется дополнительный блок полей для загрузки документов.

Image for post
Image for post

Также в карточке АО присутствует информационная табличная часть «Краткая информация по командировкам», которая заполняется автоматически на основе заполнения финансовых аналитик.

Image for post
Image for post

После заполнения АО, Инициатор отправляет его на согласование. Каждый Согласующий имеет возможность:

  1. Согласовать АО (документ перейдет к следующему Согласующему, либо далее по процессу, если Согласующий был последним);
  2. Отклонить АО (документ будет возвращен на Инициатору на подготовку);
  3. Отправить комментарий Инициатору (Инициатор, в свою очередь, также имеет возможность отправлять комментарии Согласующему).

После того, как АО согласован, он приходит в работу к Бухгалтеру. Бухгалтер с помощью решений отмечает в системе промежуточные статусы обработки документа:

  1. Принято в бухгалтерии (документ принят в обработку);
  2. Отправить для формирования пакета оригиналов (документ проверен, ожидается получение оригиналов от Инициатора).

Документы, отправленные для формирования пакета оригиналов, попадают в специальную папку картотеки. Из этой папки Бухгалтеру доступна пакетная отправка документов в SAP по решению «Утвердить».

Image for post
Image for post

По каждому АО в SAP передается информация из табличной части учетных финансовых аналитик.

На основании обработки АО в SAP создается проводка. Номер созданной проводки возвращается в WSS и отображается в карточке документа. Карточка АО при этом автоматически направляется в Архив.

В карточке АО доступны ссылки на формирование печатной формы АО и исполнительской сметы.

Image for post
Image for post

Печатные формы автоматически заполняются данными, указанными в Заявке. Пример печатной формы АО.

Image for post
Image for post

Пример печатной формы исполнительского листа.

Image for post
Image for post

Блок «Заявки»

Процесс «Заявка на прием представителей сторонних организаций».

Данная заявка предназначена для того, чтобы прием сотрудников сторонних организаций был согласован вовремя, прошел корректно, с учетом всех регламентов организации и сервиса. В заявке указывается краткая информация о прибывающей организации, цели пребывания, уровне приема («Стандартный» или «VIP»), необходимости размещения, трансфера, экскурсионной потребности и т.п. В табличной части заявки указываются сотрудники пребывающей организации, их телефоны и сроки пребывания. После заполнения полей карточки заявка направляется на согласование. Согласующие проверяют указанные данные и согласуют заявку. Сотрудник, входящий в группу исполнителей, принимает заявку в работу и, после успешного исполнения, переводит на оперативное хранение, оповещая инициатора об успешном выполнении заявки.

Image for post
Image for post
Image for post
Image for post

Процесс «Заявка на канцтовары».

При необходимости заказа канцтоваров сотрудник создает в системе данную заявку. В карточке указывается перечень необходимых для заказа товаров. Артикул и цена за единицу выбранного товара заполняются автоматически. При указании необходимого количества товара, происходит автоматический подсчет суммы как в рамках позиции, так и в рамках текущей заявки. Далее заявка направляется на согласование, после чего переходит ответственному сотруднику на исполнение. По исполнению заявки оповещается Инициатор.

Image for post
Image for post

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store