Как меняется кадровый документооборот: настоящее и будущее

Кадровые процессы документооборота всегда требовали значительных затрат ресурсов HR-менеджеров, а режим самоизоляции, вызванный пандемией, добавил еще больше работы кадровым службам. Оформление отпусков, больничных, перевод или увольнение сотрудников — все эти процессы сопровождаются документами. Если их перевести в цифровой формат, то это значительно упростит работу кадровых служб в будущем. В этой статье мы расскажем, почему бизнесу так важно автоматизировать кадровые процессы, и с чего нужно начинать.

О ведении кадрового учета в электронном виде говорили еще несколько лет назад. В 2018 году чиновники проводили пилотный проект, в рамках которого несколько компаний перевели свои кадровые документы в электронный формат. После этого планировалось внести ряд поправок, однако процесс был приостановлен. Пандемия потребовала от чиновников снова вернуться к этому вопросу, и в начале 2020 года Минтруд РФ заявил, что в 2021 году трудовые книжки должны быть переведены в электронный вид. Также в декабре этого года вводят электронные больничные листы. Вместе с этим, в марте 2021 года завершится очередной пилотный проект, который подразумевает полный перевод кадровых документов в электронный вид без дублирования на бумажных носителях. Все это подтверждает факт того, что в ближайшие годы кадровый документооборот полностью станет электронным. Подготовиться к переменам можно заранее, внедрив комплексную систему по управлению электронным документооборотом (СЭД).

Преимущества СЭД для кадровых отделов очевидны:

  • Снижаются трудозатраты HR-менеджеров при оформлении документов
  • Взаимодействие HR-сотрудников с персоналом ускоряется
  • Все необходимые документы структурированно хранятся в защищенном электронном архиве, позволяя сотрудникам в любой момент найти нужны данные
  • Работа сотрудников становится прозрачнее и быстрее
  • Документы в электронном виде согласуются и подписываются в разы быстрее за счет использования электронной подписи

Многие компании уже ведут электронный кадровый документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством. Рассмотрим некоторые из таких процессов.

С чего начать

1. По запросу инициатора в системе формируются необходимые документы для принятия сотрудника на работу: трудовой договор, дополнительные соглашения и приказ о приеме сотрудника

2. Документы согласуются и подписываются работодателем и работником в СЭД с помощью квалифицированной электронной подписи. Это достигается за счет интеграции системы WSS Docs с криптопровайдерами КриптоПро, Vipnet и другими

3. Документ автоматически регистрируется и переходит на Оперативное хранение.

Увольнение или перевод сотрудника в другой отдел

Виды документов, которые может подать сотрудник:

  • Заявление о выдаче трудовой книжки
  • Заявление об увольнении
  • Заявка на перевод

Автоматизация работы с внутренними приказами

  • Приказ о возложении обязанностей
  • Приказ о переводе работников на другую работу
  • Приказ о предоставлении отпуска работнику
  • Приказ о прекращении трудового договора с работником
  • Приказ о приеме работника на работу
  • Приказ об изменении личных данных работника
  • Приказ об отзыве из отпуска, прерывании ОУР
  • Приказ об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности

При создании кадрового приказа, в первую очередь, его необходимо согласовать, а далее — направить на подпись работодателю и разослать сотрудникам для ознакомления. Чтобы ознакомить сотрудников с приказом пользователь принимает соответствующее решение в системе, после чего происходит подписание документа квалифицированной электронной подписью. Факт подписания фиксируется в виде штампа в печатной форме.

Автоматизация процесса работы с кадровыми заявками и заявлениями

  • Заявление о выборе способа выплаты пособий ФСС
  • Заявление об изменении личных данных
  • Заявка на выполнение дополнительной работы
  • Справка о работе или 2-НДФЛ

Все вышеперечисленные процессы автоматизируются в рамках модуля WSS Docs: кадровый электронный документооборот. Он поддерживает работу как с бумажными носителями, храня все необходимые сканированные оригиналы, так и работу с электронной подписью сотрудников, позволяя исключить необходимость печати и подписания документа на бумаге.

IT-компания, разработчик системы электронного документооборота и корпоративных порталов

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store