Проверка контрагентов в WSS Docs

Сегодня почти каждая компания, работая на рынке, сталкивается с множеством контрагентов. Как правило, не все контрагенты имеют хорошую репутацию, поэтому предпринимателям приходится проверять своих потенциальных партнеров на благонадежность.

Процесс проверки необходим по нескольким причинам:

1. Снизить финансовые риски компании: избежать некачественного товара, несоблюдения сроков поставки, расходов на судебные процессы и другие финансовые траты

2. Снизить законодательные риски: если ФНС посчитает контрагента недобросовестным, то компании могут отказать в возмещении НДС и начислить налоговые штрафы. Налоговые органы предупреждают, что ответственность за выбор контрагента полностью ложиться на плечи компании.

Часть компаний проводят проверку вручную, анализируя каждого контрагента с помощью открытых и закрытых источников. Для крупных компаний, которые ежедневно заключают сделки с новыми контрагентами, такой вариант будет неэффективен.

Компания WSS-Consulting разработала решение, позволяющее автоматизировать процесс проверки контрагентов внутри системы электронного документооборота WSS Docs.

Решение «Проверка контрагентов» является коробочным, но может быть адаптировано под индивидуальные требования клиента. Например, реализовать процесс можно таким образом, чтобы система выдавала предупреждение о необходимости проверки, если контрагент ранее не был в списке «Проверенных».

Процесс проверки

1. Пользователь запрашивает в системе проверку контрагента

2. Формируется список вопросов, ориентированных на деятельность данного контрагента (перечень вопросов администрируется компанией-заказчиком при разработке решения)

3. Сотрудник запрашивает данные о регистрации компании-контрагента, постановке на налоговый учет, бухгалтерскую отчетность за год и удостоверяющие документы

4. Полученные данные вносятся в анкету контрагента

5. В системе формируется уровень возможной опасности, состав проверяющих и сроки

Оценка результатов

Компания должна проанализировать полученные данные проверки контрагента и вынести решение:

1. Контрагент благонадежный — сделка состоится

2. Высокие риски несоблюдения обязательств контрагентом — отказ в заключении сделки

3. Риски незначительные — сделка состоится, но при других условиях (например, компания может минимизировать финансовые риски, обозначив контрагенту свои условия)

Преимущества решения

• Экономия времени на этапе проверки контрагента
• Сокращение финансовых, законодательных и репутационных рисков
• Прозрачность процесса согласования и контроль сроков
• Визуализация результатов проверки: статус контрагента выделяется определенным цветом