Бумажный и электронный архив документов: организация работы в WSS Docs

Электронный документооборот сейчас использует почти каждая компания. Есть корпоративный документооборот внутри одной компании или между предприятиями одной организации, и внешний — с контрагентами. Может показаться, что внедрение СЭД позволяет полностью отказаться от бумажных документов и перейти в цифровую среду. Частично, это так. Однако не все контрагенты готовы к электронному формату, а следовательно — компаниям приходится работать и с бумажными, и с электронными документами. В этом случае важно организовать специальное хранилище электронных оригиналов, которое обеспечит надежное и централизованное хранение ценных данных.

Система электронного документооборота WSS Docs, разработанная компанией WSS-Consulting, позволяет внедрить Единый электронный архив. Документы, которые изначально были созданы в цифровой среде и не имеющие бумажного оригинала сразу после обработки попадают в архив. Этот процесс включает в себя интеграцию с операторами ЭДО, чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами при использовании электронной подписи. Также есть возможность интеграции с ERP или учетной системой.

Обработка бумажных документов предполагает сначала согласование и подписание, а потом — сканирование и загрузку в СЭД скан-образа документа. Такой процесс также имеет возможность интеграции с ERP или учетной системой.

Ключевые преимущества системы сканирования:

• Возможность одновременной обработки документа сотрудниками разных территориально-распределенных предприятий
• Предотвращение потери документов

С помощью модуля «Единый электронный архив» можно перевести большое количество документов в электронный вид без необходимости формирования в компании бумажного экземпляра. Наличие документа исключительно в электронном виде сокращает время подписания, а также существенно снижает накладные расходы.

Примеры документов, которые можно перевести в электронный вид:

• Требование-накладная (М-11);
• Акт на списание ТМЦ;
• Счет-фактура (в т.ч. корректировочный);
• УПД;
• Акт о выполненных работах (оказанных услугах);
• Товарная накладная (ТОРГ-12);
• Подтверждающие документы
• И еще более 100 видов документов

Единый электронный архив — это инструмент, позволяющий любому сотруднику в компании получить доступ к необходимым документам, как к электронным, так и к сканируемым образам. Они размещаются в одной системе и распределяются в зависимости от вида документа и распознанных атрибутов. Задав параметры даты, суммы договора, названия или другого атрибута документа, пользователь легко найдет то, что искал. Простой и понятный интерфейс системы и полная прозрачность процессов передвижения документов оптимизирует работу сотрудников, что в итоге положительно сказывается на эффективности компании.

Возможности модуля “Единый электронный архив” можно расширить в зависимости от требований организации. Например, типовыми решениями в настройке WSS Docs являются процессы согласования, подписания, а также процесс обмена документами с контрагентами.

«Единый электронный архив» — это готовое решение для ежедневной работы с большим количеством документов

• Упорядоченное и структурированное хранение данных
• Прозрачный процесс управления документами
• Возможность автоматизации процессов согласования, подписания и приемки документов
• Обработка более 1,5 млн обращений от пользователей в сутки
• Гарантия сохранности и неизменности документов на протяжении всего их жизненного цикла

Узнайте больше о возможностях модуля “Единый электронный архив”.